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Les organisations qui exécutent les projets divisent ceux-ci en plusieurs phases afin d’en permettre une meilleure gestion et un contrôle adéquat: identification, planification, réalisation et terminaison. Ces phases sont mieux connues sous le nom de cycle de vie de projet. La figure ci-après illustre les phases du cycle de vie de projet.

La plupart des projets possèdent 4 ou 5 phases. Mais quelques-uns peuvent aller jusqu'à 9, particulièrement dans le domaine de l'informatique.

Pour la gestion informatisée de projet qui nous concerne dans ce cours, nous proposons le modèle présenté à la figure ci-après comprenant cinq phases nommés:

1. L'identification
2. La planification
3. La mise en place informatisée
4. Le pilotage informatisé
5. La terminaison

Phase d'identification

Cette phase est l'une des plus importantes. Dans cette phase, il faut utiliser des outils qui nous aident à bien identifier le projet :

• La méthode d'identification d’un projet (MIP) présentée que nous verrons plus tard
• Les facteurs externes et internes pouvant affecter le projet.

Planification du projet

Cela consiste à établir les tâches à effectuer, à identifier les exécutants et à déterminer le temps et le coût de réalisation. Le processus de planification consiste à :

• Définir les objectifs:
  • Quel est le but
  • Quels sont les biens livrables (Extrants)
• Planifier le travail
  • Quelles sont les tâches à accomplir
  • Qui sera responsable de chaque tâche
• Tester le plan
  • A-t-on pensé à tout
  • Y a-t-il un conflit parmi les tâches
• Analyser les risques
  • Quelles sont les faiblesses
  • Comment prévenir les problèmes
• Définir les contrôles
  • Que doit-on faire pour éviter les surprises

Au début de cette phase, nous aurons aussi complété les différentes études de faisabilités: marché, temporelle, technique, économique et financière qui forment le coeur du projet car elles dicteront sa viabilité réelle et permettront de décider si on continue le projet ou on l'abandonne.

Une fois on décide d’aller de l’avant, on commence la planification détaillée du projet. Celle-ci permettra de déterminer les tâches, d’estimer les ressources et d'évaluer la durée du projet.

Il est à noter que c'est précisément à ce moment que l'utilisation d'un logiciel d'ordonnancement prend toute son importance. À ce stade de la planification, nous sommes en mesure de bien saisir toutes les tâches ainsi que toutes les ressources nécessaires à leur exécution.

Mise en oeuvre informatisée du projet

Cela consiste à se familiariser avec le logiciel de gestion de projet, à créer un fichier projet, à saisir et à manipuler les tâches entourant le projet en tenant compte de leur durée, et à hiérarchiser les tâches sous forme de phases. De plus, il faut répartir les unités de ressources humaines et matérielles entre les tâches reliées au projet, en plus de saisir les coûts des ressources sur ordinateur.

Pilotage informatisé du projet

Grâce à la phase de planification et au logiciel de gestion de projet, le chef du projet sera en mesure de gérer son projet de façon proactive en appliquant les règles de gestion de projet. Cette phase est également appelée étape de contrôle et suivi. Plusieurs activités sont au centre de cette phase:

• Recueil des informations sur le déroulement réel du projet pour contrôler la durée des tâches, le volume des ressources affectées à celles-ci, etc.
• Évaluation des résultats recueillis et diagnostic
• Décisions correctives en fonction du diagnostic
• Information de l’ensemble des acteurs concernés des corrections effectuées

En fonction des trois catégories d’objectifs définis pour un projet, trois procédures de contrôle et suivi peuvent être mises en place:

• Contrôle et suivi de la programmation (suivi des dates)
• Contrôle et suivi des coûts
• Contrôle et suivi de la qualité ou des performances techniques

Les outils d’évaluation des résultats du projet sont :

• Rapports d’écarts (prévisions vs réels)
• Diagramme de tâches de Gantt (durées, coûts, etc.)
• Rapport d’avancement du projet
• Rapport sur les ressources affectées aux tâches liées au projet
• Charge de travail du projet et affectations
• Résumé sur les tâches périodiques
• Graphique sur les ressources sur utilisées
• Autres (Pert et Gantt, échéancier,…)

Terminaison du projet

La phase finale est une phase d'acceptation, par le client du produit et/ou du service. Elle consiste à utiliser un document intitulé rapport de clôture.
Ce rapport renferme les bonnes et les mauvaises expériences relatives au projet qui sont consignées dans sa base documentaire. C'est aussi durant cette phase qu'il faut relocaliser son personnel.

Voici les questions auxquelles on essaie de répondre durant la phase de terminaison du projet:

• A-t-on respecté l’échéancier prévu?
• A-t-on rencontré le budget prévu?
• A-t-on utilisé les ressources d’une façon efficace et efficiente?
• Quel est le degré d’atteinte des buts et objectifs?

Souvent, les dirigeants effectuent une vérification du projet afin d'obtenir une opinion objective sur l'atteinte des objectifs.

Voir aussi:
>> Identification et planification du projet