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Dans le type d'affichage "Diagramme de Gantt" l'espace de travail est répartit verticalement en deux parties, celle à gauche ressemble au tableur Excel et offre la possibilité d'insérer des tâches ainsi que les différentes informations qui leur sont associées.

On peut copier, couper, coller, déplacer, supprimer ou insérer une tâche, soit à l'aide de la souris (même manipulation habituelle sous Windows) ou à l'aide du menu édition, ou encore à l'aide du clavier.

Voyons de plus près la manipulation des tâches dans MS Project :

1. Entrée des tâches
2. Types de tâches spéciales (Jalon, récapitulative, répétitive)
3. Méthodes de saisi des tâches
4. Liaisons et interdépendances entre tâches (types d'interdépendances
5. Notions de retard et d'avance
6. Contraintes sur la tâche (contrainte, échéance)
   

1. Entrée des tâches:

Affichage/Diagramme de Gantt
Affichage/Table: Entrée

a. Entrer l'ensemble des tâches relatives au projet en sépcifiant leur noms dans le champs Nom de la tâche (nom, durée, date de début, prédécesseur)

b. Une fois le nom de la tâche est tapé, entrer sa durée sans compter les jours chômés.
Les durées sont lues en Minute, Heure, Jour, Semaine, Mois.
Par défaut, le logiciel attribue dans le champs Durée la valeur 1jour? Le point d'interrogation est pour désigner qu'il s'agit d'une valeur estimée.

Note : Parfois nous avons besoin de compter les heures non ouvrées et les jours chômés, on parle de:
.: Jour écoulé (24h/24) et on peut la noter jé ou jouréc.
.: Semaine écoulée pour dire qu'il s'agit de 7j/7 et on peut la noter smé ou se.

c. La date début de la première tâche est par défaut celle de début du projet, les dates début des tâches sont calculées en fonction de leur durée et interdépendances avec les prédécesseurs.

La date fin est automatiquement calculée en fonction de la date début et durée de la tâche.

d. Dans le champs Prédécesseur, entrer le code de la tâche prérequise.
Une tâche peut n'avoir aucun prédécesseur.
Une tâche peut posséder plusieurs prédécesseurs, dans ce cas, ils sont insérés dans le même champs et séparés par un point virgule ";"

e. Le champs Noms ressources est réservé à la désignation des ressources, matérielles et humaines, nécessaires à l'accomplissement des tâches

2. Tâches de type spécial:

a. Une tâche jalon est une tâche dont la durée est égale à zéro (0 h ou 0 j).
Les tâches jalons sont utilisées pour marquer un évènement important dans le projet, et servent généralement à indiquer le début ou la fin d’une phase.
Par défaut, Microsoft Project affiche le symbole du jalon dans le diagramme de Gantt sous forme d'un losange.

? Comment établir une tâche Jalon :
>> En entrant 0j dans le champs Durée.
>> Sinon, autrement, en allant dans Informations sur la tâche/confirmé :

Avec cette méthode, la tâche devient jalon même en gardant sa durée supérieure à 0 jour

b. Par ailleurs, pour structurer les tâches selon un ordre logique on peut créer des tâches récapitulatives, composées de tâches subordonnées qui résument la durée, le coût et d’autres informations. Une tâche subordonnée fait partie d’une tâche récapitulative. Dans la figure suivante, la tâche n°1 est une tâche récapitulative, les tâches de 2 à 5 sont des tâches subordonnées.

? Comment établir une tâche récapitualtive:
>> Séléctionner les tâches subordonnées et cliquer sur le bouton Abaisser
>> Aller vers Projet/Mode Plan/Abaisser, et ce toujours ayant déjà séléctionné les sous-tâches

  ou    

Notes : Pour effectuer l'opération inverse, on sélectionne la tâche souhaitée et on clique sur le bouton Hausser.

Remarque: On peut afficher la tâche récapitulative qui regroupe tout le projet en activant la case à cocher "Afficher la tâche récapitulative du projet" dans Outils/Options/Affichage

c. Une tâche répétitive est une tâche qui se répète d'une façon régulière
Procédure : Insertion/Tâche répétitive

Vous pouvez ainsi spécifier la durée de la tâche répétitive, sa fréquence, le nombre de fois où elle sera répétée (occurence) ses dates début et fin respectives...

3. Méthode de saisi:

On peut entrer les informations relatives à la tâche de différentes manières :

• En les tapant directement dans les champs réservés à cet effet.
• En séléctionnant la tâche et appuyant sur Projet/Informations sur la tâche
• En double-cliquant sur la tâche, une boîte de dialogue intitulée "informations sur la tâche" permet d'entrer de plus amples informations.
• Sinon à l'aide du clavier: les touches Maj+F2,
• Ou encore à l'aide du bouton

4. Liaisons et interdépendances:

Dans l'affichage Diagramme de Gantt, ayant inséré les tâches de votre projet, séléctionnez deux tâches (maintenir la touche Ctrl enfoncée) puis cliquez sur le bouton
Un autre moyen de lier deux tâches est de spécifier dans le champs Prédécesseur le code de la tâche prérequise.

Une relation FD (Fin à Début) est automatiquement établie pour lier les deux tâches sélectionnées :

Pour désigner un autre type d'interdépendance (DD, FD, FF), on propose deux méthodes pour ce faire :

Entrer son libelé attaché au code de la tâche. Exemple dans la figure suivante : 2DD

Double-cliquer sur le lien dans le diagramme et spécifier le type d'interdépendance souhaité

Pour supprimer une liaison, sélectionnez les tâches et appuyez sur le bouton ou simplement cliquez sur le boutton supprimer dans la boîte de dialogue qui figure ci-dessus.

5. Notions d'avance et de retard:

Parfois, on a besoin de lier des tâches tout en spécifiant un décalage entre leurs dates successives, on parle de retard ou avance.

Le retard est exprimé avec le signe + alors que l'avance est exprimée avec le signe -
On peut spécifier le retard et l'avance avec une valeur exprimée soit en pourcentage ou en durée

Exemple, dans le domaine de la restauration, on prépare la pâte à pain et on doit la laisser reposer 90 minutes pour qu'elle double de volume, puis on passe à la tâche cuisson.

La figure représente un retard de 90 minutes

Exemple d'une avance: on sépare la pâte en des boules (tâche 6) après la moitié de l'achèvement de la tâche 5, il s'agit donc d'une avance de 50%. On représente ceci dans la figure ci-après.

6. Contraintes sur la tâche:

Dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche, sélectionnez l'onglet Confirmé, et entrez le type de contrainte correspondant à votre tâche.

Vous pouvez aussi définir dans la même boîte de dialogue une date d'échéance pour la tâche, une flèche blanche est affichée sur la tâche dans le diagramme que vous pouvez glisser pour en modifier la date de l'échéance.

Voir aussi >> Entrée et affectation des ressources