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L’objectif de cette partie est d'examiner l’identification du projet et en bâtir la planification afin de savoir quelle tâche doit être effectuée, par qui, quand, pour combien de temps et à quel coût. Nous atteindrons cet objectif en élaborant un cas pratique: Projet d'aménagement d'un endroit de travail à la maison.

Identification d’un projet

La première phase, soit celle de l'identification, permet de conceptualiser le projet par une démarche logique qui nous amène à bien la maîtriser, tout en considérant les dimensions de l'environnement qui agit sur celle-ci.

Parlons d’abord de la méthode d'identification de projet (MIP) en l'appliquant à notre projet de rénovation. Il s’agit de bien identifier notre projet pour qu'il réponde clairement à nos attentes. L'étape «élaboration de la MIP» consiste en premier lieu à comprendre la problématique et les besoins qui génèrent ce projet, et à structurer le concept ou l'idée par une approche méthodique d'identification.

Examinons brièvement les principales composantes de la MIP.

La page titre est une photographie des divers intervenants décisionnels impliqués dans le projet. Celle-ci doit contenir :

• Le titre du projet
• Le responsable de l’élaboration (gérant de projet)
• Le promoteur (organisation/division/département) du projet
• Le mandataire (qui donne le mandat)
• La date d’élaboration de la MIP

Le sommaire exécutif se veut la radiographie du projet. En une seule page, vous devez expliquer aux autorités compétentes le bien-fondé de votre projet afin d'obtenir l'approbation nécessaire pour poursuivre la planification de ce dernier. Celui devrait comprendre principalement le but, les objectifs, l’option hoisie, le budget préliminaire, les grands jalons ainsi que les biens livrables.

Problématique

La problématique et / ou les besoins est le motif pour lequel on élabore le projet.

La problématique dans notre projet de rénovation est la suivante: convertir une partie du sous-sol en un bureau de travail pour satisfaire nos besoins de travailleur autonome.

Cette idée est générée par les inconvénients entourant l’absence d'une pièce réservée uniquement au travail à la maison (les enfants qui crient pendant un téléphone d'affaires, la comptabilité faite sur la table de cuisine, les enfants qui jouent sur l'ordinateur, la difficulté de recevoir des clients en privé, etc.).

Description du projet

Vient alors l'étape de l'élaboration du but du projet afin de répondre adéquatement à la problématique que nous venons d’identifier. Pour bien illustrer la différence entre un but et les objectifs du projet, nous avons pensé bon de vous les définir afin d'éliminer dès le début toute ambiguïté dans les définitions. Le but, c'est la finalité du projet, ce que, concrètement, on veut obtenir à la fin du projet. Il n'y a qu'un seul but par projet et un seul projet par but.

Le but, dans notre cas, sera de créer un espace de télétravail au sous-sol.

Une fois la problématique et le but déterminés, il est essentiel de considérer les objectifs que nous voulons atteindre; se sont les résultats désirés une fois le but atteint.

Les objectifs de notre projet sont :

1. avoir un espace privé de travail

2. qu'il soit multifonctionnel (rangement, éclairé, privé, etc.)

3. un endroit non sujet au va-et-vient normal de la famille

4. un endroit permettant de recevoir convenablement la clientèle

5. un espace de bureau pouvant contenir tout l'appareillage nécessaire au télétravail

Une fois le but et les objectifs définis, nous sommes donc rendus à l'élaboration des contraintes que nous devons considérer dans la phase d'identification du projet ; se sont les obstacles majeurs que nous identifions à ce stade-ci, et qui peuvent faire achopper le projet dans son ensemble.

Les contraintes pour notre projet sont:

1. le coût de rénovation de ce local ne doit pas dépasser 5 000 $

2. le local doit respecter l'aménagement intérieur déjà existant

3. les travaux devront s'effectuer sur une période n'excédant pas 6 semaines

Identification et analyse des options

Se sont les divers scénarios que nous pouvons considérer et qui nous permettront d'atteindre le but fixé.

Les options, dans notre cas, sont:

1. tout faire le projet soi-même

2. faire exécuter les travaux par un entrepreneur général

3. être soi-même l'entrepreneur et engager les différents corps de métier

Après avoir étudié les avantages et les désavantages de chaque option, il faut choisir la meilleure, celle répondant le plus adéquatement à notre but et à nos objectifs.

Pour notre exemple, nous avons choisi l'option 3, c’est-à-dire:

Effectuer soi-même les tâches d'un entrepreneur (coordination, administration, budget et contrôle de qualité) et engager les différents corps de métier.

Estimation des intrants et extrants

Les extrants représentent le résultat espéré à la fin du projet à quoi ressemblera le produit fini?.

Dans notre exemple, les extrants sont:

1. conception (concevoir le plan)

2. ménage (nettoyer le sous-sol pour recevoir ce bureau)

3. achats (acheter le matériel de construction)

4. construction (coordonner l’activité de construction)

5. aménagement intérieur (peinturer et poser les rideaux)

Les intrants constituent les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à l'élaboration des extrants (les biens livrables).

Dans notre exemple, les intrants sont:

1. en ressources humaines: un menuisier, un plombier, un électricien, un tireur de joints, un peintre, un décorateur, un poseur de tapis, un technicien d'une compagnie de téléphone.

2. en ressources matérielles: selon les besoins de chaque corps de métier (bois, fils électriques, peinture tapis, etc.).

3. en ressources financières: disponibilité de 5000 $.

Évaluation des risques

Tous les gérants de projet vous diront l'importance de bien identifier les risques dès la phase d’identification afin de prendre les mesures qui s’imposent pour prévenir ou corriger les problèmes.

Dans notre exemple , les risques que nous avons identifiés sont:

• Ne pas obtenir un permis de rénovation de notre ville
• Les corps de métier non disponibles aux dates désirées
• Ne pas disposer de l'argent nécessaire aux rénovations
• Les spécifications du projet étant complexes, on risque de se tromper

Stratégie de réalisation

Par stratégie, nous entendons le «phasing» du projet tel que les grandes étapes ou jalons qui nous permettront d'atteindre le but et les objectifs du projet.

la stratégie de réalisation sera :

Avec la stratégie de réalisation se termine l'élaboration de la méthode d'identification du projet (MIP). En suivant ce document, nous avons identifié et articulé logiquement et d’une manière analytique notre idée.